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Assistant(e) du Président – Adjoint(e) du Pôle Développement du territoire

Missions

La Communauté de Communes Pays Rhin Brisach se situe le long du Rhin, entre les pôles urbains de Colmar, de Freiburg (Allemagne) et de Mulhouse. Son territoire représente 29 communes pour 32 500 habitants.

- Finalité du poste : placé sous l’autorité partagée du Directeur Général et du Directeur Général Adjoint et en collaboration permanente avec le Président, l’agent apportera une assistance courante au Président, au DGA et aux responsables du pôle développement du territoire en termes d’organisation, de gestion, de transmission d’informations, d’accueil, de classement et suivi -anticipation de dossiers.

Secrétariat courant du Président (agenda, travaux de secrétariat).

- Secrétariat des instances économiques – Syndicat Mixte Ouvert du Port Rhénan : gestion des délibérations (relecture, mise en forme, dépôt, et affichage). Gestion des plateformes d’échange Cloud.

 

- Gestion administrative courante pour le compte du Président et du pôle développement du territoire

  • Organisation et classement des dossiers du Président et du pôle
  • Préparation des réunions du Président (connaissance de l’objet des réunions pour la meilleure composition possible des dossiers) ;
  • Planification de la vie professionnelle des cadres de la direction générale et du pôle développement du territoire : organisation de réunions, déplacements ponctuels, mise à jour des agendas ;
  • Conception et rédaction de tous types de supports (présentations, mails, courriers, comptes-rendus de réunions, …) ;
  • Accueil des visiteurs (en français et allemand), en adaptant son discours en fonction de l’interlocuteur ;
  • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et électroniques.

 

- Assistance logistique et administrative des événementiels (inauguration, salons, forum, conférences, débat citoyen, animations diverses…) : correspondances, invitations, mailing, réservation voire préparation de salles avec liste de présence…), suivi des participations, commandes type buffet repas/ boissons.

- Suivi des projets et activités de la direction

  • Intégrer les priorités de la collectivité et plus particulièrement celles du Président et du pôle développement du territoire dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
  • Renseigner des tableaux de suivi des activités.

 

- Missions complémentaires 

  • Doublure du secrétariat des instances communautaires et soutien au secrétariat des instances transfrontalières.

Profil

Formation administrative complétée d’une expérience de 5 à 10 ans en collectivité, vous avez l’habitude d’être confronté(e) à des données confidentielles et faites preuve d’autonomie.

Nous recherchons un(e) candidat(e) avec une maîtrise parfaite du Pack office et d’Outlook en parfait accord avec le rôle de soutien et d’accompagnement que suppose le poste d’adjoint. En capacité de mesurer l’importance des sujets sensibles, qui nécessitent une validation préalable, et des sujets pouvant être traités en autonomie.

Ce poste requiert une grande capacité organisation pour soi et pour les autres, gage d’efficacité. Volontaire et flexible, vous disposez d’une bonne capacité d’investissement, de la prise d’initiative, d’une bonne résistance au stress et d’une grande réactivité.

Vous savez faire preuve de discrétion et donner une image positive de la Communauté de Communes, particulièrement auprès des communes membres et des partenaires institutionnels de la collectivité.

Une pratique courante de la langue allemande est souhaitée à ce poste.

Poste à temps plein – Participation occasionnelle à des réunions mensuelles en soirée.

Rémunérations

Statutaire et régime indemnitaire

Participation maximale à la mutuelle 28 € / mois

Participation maximale à la prévoyance 17.50 € /mois

Titre restaurant 7 € (60% de prise en charge employeur)

Contact

Les CV et lettre de candidature sont à adresser par voie électronique en langue française, au plus tard le 1er avril 2019 à recrutement@paysrhinbrisach.fr

 

Le poste est à pourvoir dès que possible et au plus tard 01/06/2019. Renseignements auprès de : Madame ROLLAND – Directrice des Ressources Humaines – tél 03 89 72 31 83