1 secrétaire polyvalente

Missions

Finalité du poste : assister le responsable du service dans la gestion courante du service (70% + 15% Musicales du Rhin) et de certaines manifestations organisées par le pôle culture jeunesse et sports (15%).

Placé sous l’autorité du responsable de l’école de musique, cirque et théâtre.

Fonction administrative :

Appui administratif au responsable du service :

• Rédaction de courriers ;
• Rédaction des invitations, du compte-rendu des réunions, et diffusion ;
• Gestion des inscriptions, bulletins des élèves, location instruments ;
• Gestion des demandes de subventions ;
• Coordination et suivi des commandes de fournitures ;
• Gestion de la partothèque et bibliothèque musicale ;
• Gestion des salles utilisées par l’Ecole de Musique ;
• Suivi des appels téléphoniques extérieurs ;
• Archivage.
Fonction en matière de suivi des clients et usagers :

En lien avec le responsable du service, le/la secrétaire est chargé(e) d’actualiser les données du logiciel de gestion de l’Ecole de musique, théâtre et cirque ;

• Envoi de toutes les informations demandées par le responsable de service (notamment aux élèves, parents mais aussi aux mairies, écoles, enseignants)
• Communication sur les évènements.
Fonction en matière d’organisation de manifestations :

En lien avec le responsable du service et les responsables des évènements Musicales du Rhin – Ile aux enfants, le/la secrétaire est chargé(e) de :

• L’organisation logistique et matérielle des concerts et autres manifestations (masters classes, examens, auditions, …)
• Communication externe : réalise les affiches, plaquettes/flyers, programmes, dossiers de presse, réseaux sociaux (à développer)…)
• Communication externe spécifique pour les évènements exceptionnels : participe au pré-projet de communication en lien avec le chargé de communication qui valide le contenu, organise les moyens de diffusion.
• Organisation administrative en amont et logistique liée à l’évènement organisé.
• Vente de billets et encaissement (pré-vente et le jour de la manifestation).
Fonctions complémentaires :

• Participer aux différentes réunions instaurées par le responsable du service.
• Tenue de tableaux statistiques généraux et spécifiques ;
• Réalisation de dossiers de présentation de l’école de musique et de power point pour les réunions ;
• Réaliser diverses tâches administratives que le Responsable du Service peut être amené à lui confier ;
• Dans le cadre de manifestations : préparation et rangement de la salle, accueil du public, assurer le service lors de réceptions…).
• Apporter son soutien à l’équipe ART RHENA voire ponctuellement à l’accueil du siège sur sollicitation spécifique et anticipée avec accord du N+1.