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Accueil>Communauté de communes>Ressources humaines>Offres d’emploi>Un(e) chargé(e) d’accueil pour l’instance de coopération transfrontalière INFOBEST

Un(e) chargé(e) d’accueil pour l’instance de coopération transfrontalière INFOBEST

Missions

INFOBEST est une instance d’information transfrontalière franco-allemande auprès des particuliers qu’elle conseille et oriente, le cas échéant, vers les organismes compétents dans les domaines suivants : santé, prestations familiales, retraite, fiscalité, véhicules et circulation, emploi, chômage, mariage et famille, éducation et formation, déménagement dans le pays voisin, et plus généralement sur les structures administratives des deux pays.

 

L’augmentation significative des sollicitations de l’INFOBEST VOGELGRUN-BREISACH nous conduit à renforcer l’équipe.
Placé(e) sous l’autorité du Président d’Infobest (présidence alternée entre le Landratsamt Breisgau Hochschwarzwald et la Communauté de Communes Pays Rhin-Brisach et en lien fonctionnel avec la Responsable de la coopération transfrontalière de la Communauté de Communes.

 

Finalité du poste : Assurer l’accueil, le standard, l’agenda des permanences, des rdv des usagers. Est garant de la présentation de l’accueil (rangement et propreté de la salle d’accueil, qualité et quantité des informations mises à disposition dans le hall d’accueil). Poste basé à Vogelgrun (Ile du Rhin) et permanences décentralisées.

 

Les principales missions sont :
ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE ET PHYSIQUE
– Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
– Assurer le bon déroulement de l’accueil physique (faire patienter les usagers présents, organiser l’attente des personnes)
– Prendre note des questions des usagers et assurer une réponse dans les meilleurs délais (transfert vers une chargée de mission ou conseillère, prise de rendez-vous, convenir d’un rappel téléphonique etc.)

 

GESTION DE L’AGENDA DE L’INSTANCE INFOBEST
– prise de rdv, accueil et orientation de l’usager dès la première prise de contact.

 

APPUI ADMINISTRATIF
– selon les directives des chargées de mission, l’assistante assure l’expédition de courriers, prépare les publipostages, aide à organiser l’aspect logistique des réunions et réceptions (réservation salle, restaurant…), aide à l’archivage de documents, prend soin de la présentation de la salle d’accueil et des locaux de l’instance.

 

MISSIONS COMPLÉMENTAIRES
– Participer à l’organisation de manifestations ponctuelles et présence aux stands

Profil

SAVOIR : Formation en secrétariat complétée par une expérience de 2 à 3 ans
– Très bonne maîtrise de la langue allemande (orale et écrite)
– Règles de l’expression orale et écrite de qualité
– Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
SAVOIR-ÊTRE :
– Faire preuve de discrétion
– Esprit d’équipe
– Donner une image positive de l’instance INFOBEST et de la Communauté de Communes auprès de l’ensemble des interlocuteurs.
– Rigoureux et organisé
– Disponible et à l’écoute, faire preuve d’empathie
SAVOIR-FAIRE :
– Etre capable de prioriser son travail afin de respecter les délais.
– Réaliser et mettre en forme de travaux de bureautique
– Organiser le classement et l’archivage des dossiers
Permis B et véhicule personnel indispensables

Rémunérations

Poste contractuel à 80% – renfort temporaire CDD 1 an
Rémunération selon profil et expérience (en référence à la grille statutaire).
Titres restaurant (valeur faciale 8€ par jour travaillé, participation employeur 4.80 €), participation à la protection sociale complémentaire (mutuelle 28 €/mois, prévoyance 17.50 € /mois).

Contact

Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation en français et en allemand) à recrutement@paysrhinbrisach.fr au plus tard le 15 août 2020.
Pour tout renseignement complémentaire : Florence GALAIS 03 89 72 31 82 / 06 74 49 68 50

Le jury de recrutement se réunira le 19 ou le 20 août 2020 – au siège de la Communauté de Communes Pays Rhin-Brisach – 16 rue de Neuf-Brisach 68600 VOLGELSHEIM. Les candidat(e)s sélectionné(e)s seront convoqué(e)s par le service RH.